Column Juridisch:

Monitoren van werknemers op de werkvloer

Mijn vorige column ging over hoe ver u als werkgever mag gaan bij het screenen van sollicitanten, binnen de kaders van de geldende privacy wet- en regelgeving.  Stel, uw sollicitant komt door de screening en wordt werknemer. In hoeverre mag u de werknemer dan monitoren? Mag u bijvoorbeeld de mailbox van uw werknemers of hun smartphonegebruik checken?

Onthoud sowieso dat de (strengere) privacyregels van de (nu nog) Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan óók van toepassing zijn.

Mag u als werkgever voorwaarden stellen aan het gebruik van bedrijfsmiddelen, zoals bijvoorbeeld internettoegang, en monitoren of werknemers zich daar aan houden? Eenmaal op de werkvloer, bestaat er namelijk een recht op privacy van de werknemer. Als werkgever mag u daarom werknemers niet zomaar onbeperkt in de gaten houden, ook niet bij privégebruik van internet, e-mail of telefoon.

E-mail-, internet- en smartphonegebruik reglement 

Regels over wat wel en niet mag, en wat een werkgever mag controleren, worden bij voorkeur vooraf in een (‘E-mail-, internet- en smartphonegebruik’) reglement vastgelegd. Een dergelijk reglement is een (juridisch) vereiste wanneer u werknemers wilt monitoren, waarin wordt vastgelegd wat er wordt bijgehouden, met welk legitiem doel en wat er met de gegevens gebeurt. Ook moet uit het reglement volgen wanneer een werknemer individueel gemonitord kan worden.

 

De grenzen tussen werk en privé vervagen steeds meer, zodat in een reglement niet een ‘algemeen verbod’ op privégebruik mag worden opgenomen. Tijdens werktijd even surfen op internet, het verzenden van een whatsapp met de bedrijfstelefoon of het verzenden van een e-mail aan het thuisfront vanuit het zakelijke e-mailaccount, moet dus tot op zekere hoogte kunnen.

Legitiem doel en belangenafweging

Het bijhouden van het (surf)gedrag van werknemers of van het gebruik van computer en/of smartphone, betreft verwerking van persoonsgegevens. Volgens de Wbp mag dat alleen met een legitiem doel. Bedenk altijd dat het privacybelang van de werknemer zwaar weegt. Bij een belangenafweging zal het belang van de werkgever slechts voorgaan op het privacybelang van de werknemer, als het legitieme doel zwaarder weegt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het voorkomen van criminele activiteiten, fraude of het in diskrediet brengen van het bedrijf (denk aan porno, racistische uitlatingen of schelden en beledigen op social media, etc., wat het bedrijfsimago kan schaden). Of denk aan het voorkomen van activiteiten die het bedrijfsnetwerk (technisch) buitensporig belasten. Andere gerechtvaardigde belangen van de werkgever zijn bijvoorbeeld het kostenaspect (exceptioneel privégebruik van internet – zeker in het buitenland – kan de werkgever nodeloos op kosten jagen) en beveiligingsrisico’s (het downloaden van bijvoorbeeld virussen kan vertrouwelijke bedrijfsgegevens in gevaar brengen).

Als het legitieme doel voor de werkgever aanwezig is, dan nog moet het monitoren zoveel als mogelijk worden beperkt. Ofwel: slechts monitoren, voor zover dat strikt noodzakelijk is. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat het loggen van internet- of computergebruik zo veel mogelijk anoniem moet gebeuren. Pas bij geconstateerd wangedrag – in strijd met het bedrijfsreglement – is het toegestaan om de verantwoordelijke werknemer te traceren. Voorkom hierbij overigens het onnodig monitoren van overige werknemers.

Conclusie

Net als het screenen van sollicitanten, kan het monitoren van werknemers gewenst zijn. Maar ook hier geldt: ken uw grenzen! Hebt u als werkgever geen legitiem doel, dan is er ook geen gerechtvaardigde reden om uw werknemer te monitoren of op het matje te roepen. Geef uw werknemers de ruimte, binnen redelijke grenzen die passen bij de digitale samenleving. Maar zorg wel dat u goed bent voorbereid – reglement! – zodat u kunt ingrijpen als dat nodig is.

stijn
Stijn MaasOntslagrecht deel 2
Leeftijd: 38
Bedrijf: Allied Advocaten
Functie: Advocaat/Partner
Specialisatie: Arbeidsrecht
Ondernemers: “Kunnen mij altijd vrijblijvend bellen. Hoe benader ik klanten? Ik geloof in een persoonlijke benadering en een goede en duurzame samenwerking met klanten. Niet een kantoor staat u bij, maar de mens en advocaat Stijn Maas. Zoals ik mens ben, ben ik ook als advocaat: no nonsens en down-to-earth. Laagdrempelig en praktisch.”
Motto: “Als specialist arbeidsrecht bied ik praktisch, betaalbaar en laagdrempelig arbeidsrechtadvies voor particulier en MKB-ondernemers, zodat de arbeidsrechtadvocatuur voor een bredere groep mensen bereikbaar wordt. Dit doe ik met mijn unique selling points: een brede blik, betaalbaar en betrokken.”
smaas@alliedadvocaten.nl
Neem contact op

Wilt u ons een bericht sturen? Wij nemen z.s.m. contact met u op.

Not readable? Change text.