Column Juridisch:

Privacy grenzen of grenzen aan privacy?

Hoe ver mag u als werkgever gaan bij het screenen van sollicitanten? Onthoud dat screenen  mag, maar wel onder bepaalde (strenge) voorwaarden. Let hierbij vooral ook op de strengere privacy regels, die dit jaar in Nederland én in Europa zijn doorgevoerd. Op 1 januari 2016 is de gewijzigde Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking getreden. Kort gezegd zijn de privacyregels nog strenger, om tegenwicht te bieden aan de veranderende digitale samenleving, met de niet te stoppen technologische ontwikkelingen en een toename in het dataverkeer. Overtreding van werkgevers kan tot forse boetes leiden van de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar ook in Europa zit men niet stil: op 25 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vastgesteld. Tot 25 mei 2018 hebben de lidstaten de tijd hebben om aan de (strenge) AVG regels te voldoen. Vanaf dat moment is in de hele Europese Unie één privacyregeling van toepassing. In Nederland zal de AVG de Wbp dan vervangen.

Algemeen

In het algemeen geldt voor het verzamelen van persoonsgegevens, dat deze in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier moeten worden verwerkt. De persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. Verder moet degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene), op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de verantwoordelijke) én van het doel van de gegevensverwerking. Ten slotte moet de gegevensverwerking op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over gezondheid, ras en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.

Screening van sollicitanten

Bij een sollicitant wilt u weten wat voor vlees u in de kuip heeft. Al snel is er dan sprake van het verwerken van persoonsgegevens. Let hierbij naast de Wbp en AVG ook op de zogenoemde ‘Sollicitatiecode’, die te hanteren basisregels voor werkgevers bevat.  Wbp, AVG en Sollicitatiecode? Genoeg wet- en regelgeving, nu naar de praktijk: stel uzelf vooraf een aantal vragen. Welke persoonsgegevens wilt u verwerken en met welk doel? Om welke functie gaat het? Hoe hebt u de gegevensverwerking in uw organisatie (technisch) beveiligd?

Voor gegevensverwerking kan een gerechtvaardigd belang (legitiem doel) van de werkgever een geschikte rechtvaardigingsgrond zijn om gegevens te verzamelen. Maar let op, standaard screening mag in principe niet, het privacybelang van de sollicitant weegt zwaar.  De vereiste belangenafweging tussen beide belangen brengt daarom mee, dat de werkgever alleen die gegevens mag checken, die van belang zijn voor de uitoefening van de functie waarnaar wordt gesolliciteerd.

Ook mogen bij screening geen bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging of iemands ras. Uitzonderingen zijn alleen toegestaan in geval van bijzondere functie-eisen. Zo zijn er functies denkbaar waarbij sprake is van een wettelijk verplichte medische keuring. Voor bepaalde functies kan een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) worden opgevraagd of er gelden specifieke wettelijke bepalingen, zoals voor luchtvaartpersoneel en politieambtenaren. Kort door de bocht: veiligheid gaat dan (soms) boven privacy.

Verder dient gegevensverwerking alleen voor eigen gebruik en moet de periode waarop de screening ziet zo beperkt mogelijk blijven. Vergeet vooral ook niet om de sollicitant vooraf te informeren over de screening, bijvoorbeeld in de vacature, en achteraf de resultaten met de sollicitant te delen.

Ten slotte

Mede door de toename van het dataverkeer en als gevolg van de technologische ontwikkelingen van onze digitale samenleving, is dit jaar strengere privacy wet- en regelgeving in Nederland én in Europa doorgevoerd. Bereid u daarom als werkgever goed voor. Screenen is goed, maar ken uw grenzen!

stijn
Stijn MaasOntslagrecht deel 2
Leeftijd: 38
Bedrijf: Allied Advocaten
Functie: Advocaat/Partner
Specialisatie: Arbeidsrecht
Ondernemers: “Kunnen mij altijd vrijblijvend bellen. Hoe benader ik klanten? Ik geloof in een persoonlijke benadering en een goede en duurzame samenwerking met klanten. Niet een kantoor staat u bij, maar de mens en advocaat Stijn Maas. Zoals ik mens ben, ben ik ook als advocaat: no nonsens en down-to-earth. Laagdrempelig en praktisch.”
Motto: “Als specialist arbeidsrecht bied ik praktisch, betaalbaar en laagdrempelig arbeidsrechtadvies voor particulier en MKB-ondernemers, zodat de arbeidsrechtadvocatuur voor een bredere groep mensen bereikbaar wordt. Dit doe ik met mijn unique selling points: een brede blik, betaalbaar en betrokken.”
smaas@alliedadvocaten.nl
Neem contact op

Wilt u ons een bericht sturen? Wij nemen z.s.m. contact met u op.

Not readable? Change text.